1. Dažādas struktūras
Kartes skapja struktūra ir vieglāka un plānāka, un konstrukcijas dizains ir vienkāršāks. Parasti nav sarežģītas dizaina struktūras, tāpēc kartotēkas skapjus parasti sauc par metāla kartotēkas skapjiem. Bet dokumentu skapis ir atšķirīgs. Lai nodrošinātu dokumentu drošību un ilgstošu-uzglabāšanu kartotēkā, tiek ņemta vērā arī temperatūra un mitrums skapja iekšienē, tāpēc kartotēkas dizaina struktūra ir sarežģītāka un daudzveidīgāka.
2. Dažādas jaudas
Ir daudz dokumentu skapju modeļu un izmēru, tāpēc arī glabājamo failu daudzums atšķiras. Dokumentu skapis ir liela biroja mēbele, tāpēc lietu un dokumentu uzglabāšanas ietilpība ir daudz lielāka nekā parastam kartotēkas skapjam.
3. Piekļuve failiem savādāk
Dokumentu skapjus parasti koplieto biroji, tāpēc tie nav bloķēti un tos var izmantot ikviens. Daži dokumentu skapji pat nav aprīkoti ar slēdzenēm. Dokumentācijas skapis prasa īpašu piesardzību un ir aprīkots ar 1-3 slēdzenēm, padarot to īpaši drošu.
